Utbygger sier nei. Hva gjør styret nå?

Et avslag er ikke det samme som at reklamasjonen er død

Mange styrer opplever den samme situasjonen. En feil oppdages i bygget. Forholdet dokumenteres grundig. Reklamasjon sendes entreprenør eller utbygger innen fristen.

Deretter kommer svaret.

"Reklamasjonen avvises."

"Vi er ikke enige i deres vurdering."

"Dette må meldes inn på forsikringen."

For mange styremedlemmer skaper dette usikkerhet. Er saken tapt? Må sameiet eller borettslaget bare akseptere svaret?

Svaret er som regel nei.

Et avslag fra entreprenøren betyr ikke at reklamasjonen er uberettiget. Det betyr kun at entreprenøren bestrider kravet. Nettopp da starter ofte den delen av reklamasjonsprosessen hvor styret må være ekstra oppmerksomt.

Entreprenøren må begrunne hvorfor kravet avvises

Altfor ofte mottar boligselskaper svært korte og generelle avslag uten reell begrunnelse.

Det er problematisk av flere grunner.

For at styret skal kunne ta stilling til veien videre, må det forstå hvorfor entreprenøren mener kravet ikke kan tas til følge.

Er entreprenøren av den oppfatning at:

• Det ikke foreligger en mangel?
• Forholdet skyldes normal slitasje?
• Mangelen er et resultat av manglende vedlikehold?
• Feilen er forårsaket av tredjepart?
• Reklamasjonen er fremsatt for sent?
• Forholdet omfattes av forsikring og ikke garanti- eller reklamasjonsansvar?

Før disse spørsmålene er besvart, har styret i realiteten ikke fått et tilstrekkelig grunnlag for å vurdere om avslaget er korrekt.

Styret må utfordre uklare avslag

Mange styrer gjør dessverre den feilen at avslaget blir liggende uten videre oppfølging.

Det kan skyldes mangel på tid, kompetanse eller frykt for kostnadene ved å gå videre med saken. Resultatet er ofte det samme:

Saken stopper opp.

Problemet er at skader og mangler ikke blir mindre med tiden.

En mindre fuktinntrengning kan utvikle seg til omfattende råteskader. En feil ved taktekking kan føre til betydelige følgeskader. Mangelfulle konstruksjoner kan medføre økte vedlikeholdskostnader år etter år.

I verste fall kan passivitet føre til at boligselskapet mister viktige muligheter til å forfølge kravet.

Dokumentasjon er styrets viktigste verktøy

Når entreprenøren avviser en reklamasjon, bør styret fokusere på dokumentasjon.

Det innebærer blant annet:

• Bilder og video av skaden eller mangelen
• Rapport fra sakkyndig eller fagperson
• Tidligere korrespondanse
• Service- og vedlikeholdshistorikk
• Dokumentasjon på når mangelen først ble oppdaget
• Referater fra styremøter hvor saken er behandlet

God dokumentasjon gjør det enklere å tilbakevise påstander om manglende vedlikehold eller feil bruk, og gir et langt bedre grunnlag dersom saken senere må vurderes av advokat, takstmann eller domstol.

Forsikring er ikke nødvendigvis riktig svar

Mange styrer opplever at entreprenøren ber dem sende forholdet til forsikringsselskapet.

Det er viktig å huske at forsikring og reklamasjonsansvar er to ulike spor.

At en skade kan være dekningsmessig under en forsikring betyr ikke automatisk at entreprenøren er fri for ansvar dersom årsaken skyldes en prosjekteringsfeil, utførelsesfeil eller annen mangel ved leveransen.

Styret bør derfor være varsomt med å avslutte reklamasjonssaken kun fordi entreprenøren viser til forsikring.

Når bør styret hente inn ekstern bistand?

Dersom entreprenøren fastholder avslaget, og styret fortsatt mener det foreligger en mangel, kan det være nødvendig å hente inn ekstern bistand.

Dette kan være:

• Byggesakkyndig
• Takstmann
• Rådgivende ingeniør
• Advokat med kompetanse innen entrepriserett og reklamasjonssaker

I større saker vil en uavhengig faglig vurdering ofte være avgjørende for å få klarlagt ansvarsforholdene.

Styrets ansvar er å følge opp saken

Styret er valgt for å ivareta fellesskapets verdier og interesser. Når det foreligger indikasjoner på mangler som kan påføre boligselskapet betydelige kostnader, er det derfor viktig at saken behandles aktivt og systematisk.

Det betyr ikke at alle reklamasjoner skal ende i konflikt.

Det betyr derimot at styret må sørge for at krav blir vurdert på et korrekt og opplyst grunnlag, og at avslag som fremstår ubegrunnede eller mangelfulle ikke automatisk blir akseptert.

Konklusjon

Et avslag fra entreprenøren er sjelden slutten på saken.

Det er ofte først når reklamasjonen blir bestridt at den reelle vurderingen begynner.

Styrets oppgave er ikke å akseptere første svar som kommer. Styrets oppgave er å undersøke, dokumentere og følge opp saken til det foreligger et faglig og juridisk begrunnet svar.

For fellesskapet kan forskjellen mellom passivitet og aktiv oppfølging utgjøre flere millioner kroner.

Et avslag er ikke slutten på reklamasjonsprosessen. Det er starten på den.