Styrets viktigste arbeid starter når entreprenøren er ferdig
Når entreprenøren har forlatt byggeplassen, starter styrets viktigste oppgave. Garantiperioden er ikke en automatisk trygghet, men en kritisk fase hvor feil må avdekkes, dokumenteres og følges opp for å sikre boligselskapets verdier og økonomi.
Mange nye sameier og borettslag opplever en lettelse når bygget er overtatt fra entreprenøren. Leilighetene er tatt i bruk, uteområdene er ferdigstilt, og beboerne kan endelig flytte fokuset fra byggeprosessen til hverdagen.
Men det er nettopp på dette tidspunktet at styrets viktigste ansvar begynner.
For mange boligselskaper oppstår en farlig misforståelse om at garantiperioden er en slags automatisk forsikringsordning hvor entreprenøren selv oppdager og utbedrer alle feil som måtte vise seg. Virkeligheten er alltid en helt annen.
Entreprenøren kommer ikke og banker på døren
En totalentreprenør eller utbygger vil normalt ikke gjennomføre egne kontroller for å avdekke mangler etter overlevering. Dersom feil skal utbedres innenfor garanti- og reklamasjonsperiodene, må forholdene identifiseres, dokumenteres og reklameres på av boligselskapet.
Det betyr i praksis at styret har en sentral rolle i å ivareta fellesskapets økonomiske interesser.
Dersom en mangel ikke oppdages eller følges opp innen rimelig tid, kan konsekvensen bli at kostnadene senere må bæres av sameiet eller borettslaget selv.
For styret handler derfor garantiperioden ikke om å sitte på sidelinjen og vente. Den handler om aktiv forvaltning.
Små tegn kan bli store kostnader
De mest alvorlige byggtekniske problemene starter sjelden med store skader.
De starter som små signaler:
- En mindre sprekk i vegg eller tak
- Fuktmerker rundt vinduer
- Misfarging i fasaden
- Lekkasje fra tak eller terrasse
- Dører og vinduer som ikke fungerer som de skal
- Ujevn ventilasjon eller dårlig inneklima
- Bevegelser i gulv eller konstruksjoner
Det som i dag fremstår som en bagatell kan utvikle seg til svært kostbare utbedringer dersom forholdet ikke undersøkes og dokumenteres tidlig.
Styret må derfor ha et bevisst forhold til at mangler ikke blir mindre alvorlige av å bli ignorert. Tvert imot vil både skadene og kostnadene ofte øke over tid.
Styret må etablere systematiske rutiner
Et profesjonelt styre behandler garantiperioden som et prosjekt med tydelige arbeidsprosesser.
Min erfaring er at mange konflikter med entreprenører kunne vært unngått dersom dokumentasjonen hadde vært bedre fra første dag.
Styret bør etablere rutiner for:
Registrering av feil og mangler
Alle meldinger fra beboere bør registreres på en strukturert måte. Muntlige henvendelser på parkeringsplassen eller i heisen er sjelden tilstrekkelig dokumentasjon flere år senere.
Bruk gjerne styreportal eller avvikssystem hvor alle saker blir lagret og sporbare.
Løpende dialog med beboerne
Beboerne er boligselskapets viktigste observatører.
Styret bør informere jevnlig om hvordan feil og mangler skal meldes inn og hvorfor dette er viktig. Jo tidligere forhold blir registrert, desto større er sannsynligheten for at manglene kan reklameres på.
Bygningstekniske kontroller
Mange feil oppdages først ved faglige gjennomganger.
Det kan derfor være fornuftig å engasjere takstmann, byggteknisk rådgiver eller annen fagkompetanse før garantibefaringer gjennomføres.
En ekstern gjennomgang avdekker ofte forhold som hverken beboere eller styremedlemmer har nødvendig kompetanse til å identifisere.
Dokumentasjon og historikk
Dette punktet blir ofte undervurdert.
Bilder, videoer, datoer, e-poster, rapporter og korrespondanse bør lagres systematisk.
Ved en eventuell tvist flere år senere vil dokumentasjonen ofte være avgjørende for om boligselskapet får medhold eller ikke.
Garantibefaring er ikke en formalitet
Mange ser på ettårs- og femårsbefaringer som administrative møter som må gjennomføres fordi kontrakten krever det.
Det er en feilvurdering.
Garantibefaringene er blant de viktigste mulighetene styret har til å sikre at feil og mangler blir registrert og fulgt opp mens entreprenøren fortsatt har et klart ansvar.
Et styre som møter uforberedt til slike befaringer risikerer å overse forhold som senere kan bli både teknisk og økonomisk krevende å håndtere.
Et profesjonelt styre bruker derfor god tid på forberedelser, innsamling av mangler og innhenting av faglige vurderinger før befaringene gjennomføres.
Dokumentasjonskravene øker
Moderne byggeprosjekter er komplekse.
Når reklamasjonssaker oppstår, vil entreprenører og deres rådgivere ofte etterspørre omfattende dokumentasjon for å kunne vurdere kravene.
Styret må derfor kunne svare på spørsmål som:
- Når ble forholdet oppdaget?
- Hvordan har skaden utviklet seg?
- Hvilke tiltak er forsøkt?
- Hvilken dokumentasjon foreligger?
- Har forholdet blitt reklamert på tidligere?
Mangelfull dokumentasjon kan i verste fall føre til at berettigede krav blir vanskeligere å vinne frem med.
Styret forvalter fellesskapets verdier
For mange boligselskaper representerer bygningen verdier for flere hundre millioner kroner.
Da er det ikke tilstrekkelig å håpe at entreprenøren oppdager feilene selv.
Styret har et forvaltningsansvar for fellesskapets eiendeler og økonomi. Dette ansvaret gjelder også i årene etter overlevering.
De mest profesjonelle styrene ser derfor på garantiperioden som en mulighet til å sikre byggets kvalitet, redusere fremtidige vedlikeholdskostnader og ivareta verdiene til alle seksjons- eller andelseiere.
Konklusjon
Garantiperioden er ikke en hvileperiode.
Den er en kritisk fase hvor styret må være aktivt, strukturert og fremoverlent. De feilene som avdekkes og dokumenteres i dag, kan spare boligselskapet for betydelige kostnader i fremtiden.
For styret handler dette ikke bare om reklamasjoner og juss.
Det handler om å beskytte verdiene som hundrevis av mennesker har investert store deler av livet sitt i.
Garantiperioden er ikke slutten på byggeprosjektet. Den er starten på den profesjonelle forvaltningen av boligselskapet.
