Hvem oppdager risikoen når ingen stiller spørsmål?

I de fleste boligselskaper er styrearbeidet basert på tillit. Tillit til at bygget fungerer som det skal. Tillit til at økonomien er under kontroll. Tillit til at leverandører gjør jobben sin. Tillit til at forretningsføreren varsler dersom noe krever oppmerksomhet.

Tillit er viktig, men tillit er aldri en erstatning for kontroll.

Virkeligheten er at risiko ofte utvikler seg over lang tid. Det skjer sjelden over natten. Taket begynner ikke å lekke fordi det regner én gang. Forsikringsdekningen blir ikke mangelfull fra én dag til en annen. Reklamasjonsfrister utløper ikke uten at tiden har gått.

Likevel ser vi jevnlig eksempler på styrer som oppdager utfordringene først når skaden allerede har skjedd.

Risiko oppstår ofte i de spørsmålene som aldri blir stilt

Mange alvorlige saker kunne vært avdekket langt tidligere dersom noen rundt styrebordet hadde stilt enkle spørsmål som:

• Når ble vedlikeholdsplanen sist oppdatert?
• Er forsikringsdekningen tilpasset dagens verdier og risiko?
• Har vi åpne HMS-avvik som ikke er lukket?
• Hvilke reklamasjonssaker løper fortsatt mot entreprenør?
• Finnes det frister vi risikerer å miste?
• Er internkontrollen tilstrekkelig dokumentert?
• Har vi oversikt over tekniske installasjoner og kommende utskiftninger?
• Hvordan følger vi opp leverandørene våre?

Dersom ingen spør, er det heller ikke sikkert at noen undersøker.

Styret har ansvaret

Mange styremedlemmer blir overrasket når de blir gjort oppmerksomme på hvor omfattende styrets ansvar faktisk er.

Styrets rolle handler ikke bare om å godkjenne regninger, gjennomføre årsmøter og behandle innkomne saker. Styret skal også ivareta forsvarlig forvaltning av fellesskapets verdier og sørge for at virksomheten drives på en trygg og forsvarlig måte.

Dette innebærer blant annet:

• Oppfølging av økonomisk risiko
• Oppfølging av teknisk risiko
• Oppfølging av HMS-arbeid
• Kontroll med leverandører og kontrakter
• Oppfølging av forsikringer
• Håndtering av reklamasjoner og garantier
• Planlegging av fremtidige vedlikeholdsbehov

Styret kan delegere oppgaver, men ikke ansvaret.

Forretningsføreren er en viktig sparringspartner

En profesjonell forretningsfører har ofte bred erfaring og god innsikt i drift, økonomi og regelverk. Derfor er det naturlig at forretningsføreren også varsler om forhold som bør følges opp.

En god forretningsfører stiller spørsmål når:

• Vedlikehold blir utsatt over tid
• HMS-dokumentasjon mangler
• Frister nærmer seg
• Budsjetter fremstår urealistiske
• Forsikringsforhold bør vurderes
• Regelverket stiller nye krav

Men selv om forretningsføreren er en viktig rådgiver, er det styret som må etterspørre informasjon og sørge for at nødvendige beslutninger blir tatt.

De dyreste feilene er ofte de enkleste å forebygge

Gjennom arbeid med styrer og boligselskaper ser vi ofte at de største kostnadene oppstår fordi et forhold ikke ble håndtert tidsnok.

Eksempler kan være:

• Reklamasjonsfrister som utløper uten oppfølging
• Fuktskader som utvikler seg over flere år
• Mangelfull brannsikkerhet som avdekkes sent
• Ufullstendig forsikringsdekning etter større investeringer
• Manglende dokumentasjon på utført vedlikehold
• Teknisk utstyr som havarerer fordi tilstanden ikke er vurdert

Fellesnevneren er ofte den samme: Ingen stilte spørsmålet før problemet ble stort nok til at alle måtte forholde seg til det.

God risikostyring starter med nysgjerrighet

Risikostyring er ikke nødvendigvis komplisert. Det handler i stor grad om å etablere en kultur hvor spørsmål er en naturlig del av styrearbeidet.

Det mest effektive styret er sjelden styret som har alle svarene.

Det er styret som konsekvent stiller de riktige spørsmålene.

For når ingen spør, er det heller ingen som oppdager risikoen.

Drammen Bye AS bistår styrer, sameier og borettslag med styreledelse, risikovurderinger, reklamasjonshåndtering, HMS-oppfølging og strategisk eiendomsforvaltning. Vår erfaring er enkel: Jo tidligere risiko identifiseres, desto enklere og rimeligere er den å håndtere.