Styret bør aldri bruke privat e-post til styrearbeid?

I mange sameier og borettslag foregår fortsatt store deler av styrearbeidet gjennom styremedlemmenes private e-postkontoer. Det er ofte en løsning som etableres av praktiske årsaker når styret konstitueres, men som sjelden vurderes opp mot lovverk, informasjonssikkerhet eller god styringspraksis.

En privat e-postkonto kan fungere greit for en enkel dugnadsinnkalling. Utfordringene oppstår når samme konto brukes til å behandle klager fra beboere, HMS-avvik, forsikringssaker, reklamasjoner, økonomiske dokumenter eller konflikter mellom seksjonseiere.

Styret behandler ofte personopplysninger

Mange styremedlemmer er ikke klar over hvor mye personopplysninger som faktisk behandles gjennom et ordinært styreår.

Eksempler kan være:

• Navn, adresser og kontaktinformasjon
• Klager mellom naboer
• Opplysninger om betalingsmislighold
• Forsikringssaker
• Bilder og dokumentasjon av hendelser
• Opplysninger knyttet til helse eller tilrettelegging

Personopplysningsloven og GDPR stiller krav til at slike opplysninger behandles med tilstrekkelig sikkerhet og at virksomheten har kontroll over hvor opplysningene lagres og hvem som har tilgang til dem. [datatilsynet.no], [datatilsynet.no]

Hva skjer når styremedlemmet går ut av styret?

Dette er kanskje den mest undervurderte problemstillingen.

Når dokumentasjon ligger i private e-postkontoer oppstår flere spørsmål:

• Har styret tilgang til tidligere korrespondanse?
• Er viktig dokumentasjon blitt slettet?
• Har tidligere styremedlemmer fortsatt tilgang til sensitiv informasjon?
• Kan styret dokumentere tidligere beslutninger?

I verste fall mister sameiet eller borettslaget kontroll over deler av sin egen historikk.

Etterprøvbarhet og internkontroll

Godt styrearbeid handler også om dokumentasjon.

Når kommunikasjon og dokumenter ligger spredt på private e-postkontoer mister organisasjonen:

• Sporbarhet
• Historikk
• Kontinuitet
• Kontroll

Dette gjør det vanskeligere for nye styremedlemmer å sette seg inn i pågående saker og kan skape utfordringer dersom beslutninger senere blir bestridt.

Profesjonelle styrer etablerer felles løsninger

Moderne styrearbeid bør gjennomføres gjennom løsninger som gir kontroll og kontinuitet.

Et minimum bør være:

• Egen styremail til hvert styremedlem
• Felles lagringsområde i Microsoft 365 eller tilsvarende
• Definerte tilgangsrettigheter
• Rutiner for overlevering ved styreskifte

For større sameier og borettslag anbefales det i tillegg å benytte styreportal med dokumentarkiv, møtearkiv og tilgangsstyring.

Styrets ansvar stopper ikke ved beslutningen

Mange styrer er opptatt av hvilke beslutninger som treffes, men glemmer hvordan dokumentene og opplysningene håndteres underveis.

I en tid hvor informasjonssikkerhet, personvern og dokumentasjon får stadig større betydning, bør bruk av private e-postkontoer til styrearbeid betraktes som en unødvendig risiko.

Et profesjonelt styre sørger ikke bare for riktig forvaltning av eiendommen. Det sørger også for forsvarlig forvaltning av informasjonen som følger med ansvaret.