Hva bør styret dokumentere fra første dag etter overtakelse?
Fra første dag etter overtakelse bør styret dokumentere alle avvik, mangler og reklamasjoner systematisk. God dokumentasjon av bilder, datoer, kommunikasjon og utvikling over tid kan bli avgjørende dersom en tvist oppstår flere år senere.
Når et borettslag eller sameie overtar et nytt bygg, er det naturlig å fokusere på drift, økonomi og etablering av gode rutiner. Likevel er det ett område som ofte får for lite oppmerksomhet i den første perioden:
Dokumentasjon.
Det kan virke enkelt, men i saker som handler om reklamasjoner og mangler gjelder én regel nærmest uten unntak:
Den som har best dokumentasjon, står som regel sterkest.
Mange styremedlemmer blir overrasket over hvor vanskelig det kan være å bevise at en feil eller skade faktisk var til stede kort tid etter overtakelse. Når en tvist oppstår flere år senere, er det sjelden nok å vise til hva noen mener de husker. Da er det dokumentasjonen som teller.
Dokumentasjon er grunnlaget for vellykkede reklamasjoner
Entreprenører og utbyggere vil ofte undersøke om et forhold skyldes en opprinnelig mangel, normal slitasje eller manglende vedlikehold fra sameiets side.
Jo tidligere en feil blir registrert, desto lettere blir det å dokumentere at forholdet faktisk eksisterte i reklamasjonsperioden.
Derfor bør styret etablere et system for registrering av avvik og mangler umiddelbart etter overtakelse.
For hver observasjon bør følgende dokumenteres:
1. Bilder
Gode bilder er ofte den viktigste dokumentasjonen.
Fotografer mangelen fra flere vinkler og på ulike avstander. Sørg for at det er enkelt å forstå både skaden og hvor den befinner seg.
2. Video
Video kan være spesielt nyttig ved:
- vanninntrengning
- lekkasjer
- støyproblemer
- ventilasjonsfeil
- bevegelser i konstruksjoner
Bevegelige bilder kan dokumentere forhold som vanlige fotografier ikke fanger opp.
3. Dato
Noter alltid når forholdet ble oppdaget.
Dette kan senere bli avgjørende dersom det oppstår spørsmål om reklamasjonsfrister eller utviklingen av skaden.
4. Lokasjon
En mangel må kunne identifiseres nøyaktig.
Noter for eksempel:
- bygning
- oppgang
- etasje
- leilighetsnummer
- rom
- teknisk installasjon
Jo mer presist forholdet beskrives, desto enklere blir oppfølgingen.
5. Beskrivelse
Beskriv hva som observeres.
Eksempel:
"Misfarging og fuktmerker på vegg ved vindu i leilighet H0302."
Ikke bruk tid på å spekulere i årsaken dersom den er ukjent. Dokumenter heller det som faktisk kan observeres.
6. Utvikling over tid
Mange mangler utvikler seg gradvis.
Ved å registrere nye bilder og observasjoner over tid kan styret dokumentere om:
- skaden forverres
- tiltak har effekt
- mangelen sprer seg til andre områder
Dette kan bli svært viktig dersom saken senere må vurderes av takstmann, advokat eller domstol.
Skriftlig kommunikasjon er avgjørende
Dokumentasjon handler ikke bare om bilder og tekniske forhold.
Like viktig er dokumentasjonen av kommunikasjonen mellom partene.
Styret bør derfor følge noen enkle prinsipper:
Alle reklamasjoner må sendes skriftlig
Muntlige samtaler kan være nyttige, men de bør aldri erstatte skriftlig reklamasjon.
Når reklamasjonen sendes skriftlig, kan styret dokumentere:
- hva som ble meldt
- når det ble meldt
- hvem som mottok meldingen
Dette kan få avgjørende betydning dersom frister senere blir et tema.
Alle svar må arkiveres
Svar fra entreprenør, underentreprenører, forretningsfører, rådgivere og andre involverte bør lagres systematisk.
Mange saker pågår over flere år. Når styret skiftes ut underveis, er det avgjørende at historikken ikke forsvinner.
Alle møter bør protokollføres
Gjennomførte møter bør dokumenteres med:
- referater
- møtenotater
- styreprotokoller
Her bør man registrere:
- hvilke forhold som ble diskutert
- hvilke tiltak som ble avtalt
- hvem som hadde ansvar for oppfølging
Styreutskiftninger skaper ofte utfordringer
Et sameie eller borettslag vil normalt få flere ulike styresammensetninger i løpet av reklamasjonstiden.
Et forhold som ble oppdaget i år én, kan ende som en konflikt i år fire eller fem.
Dersom tidligere styremedlemmer har flyttet eller ikke lenger er involvert, vil mangelfull dokumentasjon kunne gjøre saken betydelig vanskeligere.
Et godt dokumentasjonssystem sikrer at kunnskapen følger sameiet, ikke enkeltpersonene.
Digitale systemer gir bedre kontroll
Mange styrer benytter fortsatt e-postmapper og private lagringsområder.
Dette kan fungere i mindre saker, men blir ofte krevende når antall reklamasjoner øker.
Et strukturert digitalt avviks- og dokumentasjonssystem gjør det enklere å:
- registrere mangler
- lagre bilder og videoer
- følge opp entreprenørens tiltak
- holde oversikt over frister
- overføre informasjon ved styreskifte
Jo tidligere slike rutiner etableres, desto mindre risiko er det for at viktig dokumentasjon går tapt.
Konklusjon
God dokumentasjon er noe av det viktigste styret kan investere tid i etter overtakelse av et nytt bygg.
Bilder, videoer, datoer, beskrivelser og skriftlig kommunikasjon kan være forskjellen mellom å få gjennomslag for en reklamasjon eller stå uten tilstrekkelig bevisgrunnlag.
Når en tvist oppstår flere år senere, er hukommelse sjelden nok.
Dokumentasjon er styrets viktigste forsikring mot fremtidige konflikter.
