Ta styrevervet seriøst
Å jobbe i et styre handler om langt mer enn å møte opp på styremøter og stemme over saker. Enten du er styreleder eller styremedlem i et borettslag, sameie, idrettslag eller aksjeselskap, følger det et ansvar med vervet som ikke kan delegeres bort.
Ta styrevervet seriøst – ansvaret kan ikke delegeres bort
Oppgaver kan delegeres. Ansvar kan ikke.
Det er en misforståelse mange styrer gjør seg skyldige i.
Man inngår avtaler med forretningsførere, vaktmestere, entreprenører, konsulenter eller administrasjon, og tenker at ansvaret dermed følger med oppdraget. Slik fungerer det ikke.
Den som velger å påta seg et styreverv, påtar seg samtidig et ansvar for å forvalte fellesskapets interesser på en forsvarlig måte. Styret kan be andre utføre oppgaver, men det er fortsatt styret som må kontrollere at oppgavene faktisk blir utført, og at resultatet er forsvarlig.
Det er ikke leverandøren som blir stilt spørsmål ved dersom styret ikke har fulgt opp sitt ansvar. Det er styret.
Slik fungerer ansvar på alle områder i samfunnet
Vi møter dette prinsippet hver eneste dag uten å tenke over det.
Når vi kjører bil, stoler vi på at fagfolk har bygget veiene og satt opp korrekt skilting. Likevel er det vi som bilister som har ansvaret for å følge fartsgrenser, trafikkregler og varselskilt.
Når vi besøker et turistområde med vulkaner, fjell eller andre naturfarer, stoler vi på ekspertene som vurderer risikoen. Men dersom det er satt opp sperringer eller farevarsler, er det vårt ansvar å følge dem.
Når vi går på fjelltur i Dolomittene eller andre krevende fjellområder, stoler vi på at stiene er merket av erfarne fagfolk. Likevel er det den enkelte turgåer som må ta ansvar for egne valg, egen sikkerhet og for å følge anbefalte ruter.
Prinsippet er enkelt:
Andre kan gi råd, utføre arbeid og legge til rette. Men ansvaret for egne handlinger kan ikke overføres til noen andre.
Slik er det også i styrearbeid.
Styreverv er ikke en ærestittel
I mange organisasjoner blir styreverv oppfattet som et tillitsverv uten særlige krav. I realiteten er det motsatt.
Et styre er valgt for å ivareta organisasjonens interesser, forvalte verdier og sikre at lover, vedtekter og vedtak følges.
Det betyr blant annet at styret må:
- Sørge for forsvarlig drift
- Følge opp økonomien
- Håndtere risiko
- Påse at lover og regler overholdes
- Ivareta sikkerhet og HMS
- Følge opp inngåtte avtaler
- Beskytte organisasjonens verdier
Dersom dette ikke gjøres, kan konsekvensene bli betydelige, både økonomisk og praktisk.
For den enkelte som sitter i styret, innebærer det derfor et ansvar som må tas på alvor.
Den vanligste feilen i boligselskaper
Gjennom arbeid med borettslag og sameier ser vi ofte den samme utfordringen.
Styret har engasjert en vaktmester.
Eller et teknisk driftsselskap.
Eller en entreprenør.
Deretter oppstår en oppfatning om at ansvaret er «satt ut».
Men hvem har ansvaret dersom:
- Brannrutinene ikke følges?
- Vedlikeholdet blir utsatt?
- Lekeplassen ikke er sikker?
- Taket utvikler lekkasjer?
- Lovpålagte kontroller uteblir?
Svaret er fortsatt det samme:
Styret.
Leverandøren kan ha ansvar for å utføre arbeidet som er avtalt. Men styret har ansvar for å kontrollere at arbeidet faktisk blir gjennomført, dokumentert og fulgt opp.
Tillit er viktig. Kontroll er nødvendig.
Et godt styre bygger på tillit.
Men tillit fritar ikke styret fra kontrollansvar.
Profesjonelle leverandører gjør som regel en god jobb. Likevel kan feil oppstå. Oppgaver kan bli glemt. Kontroller kan bli utsatt. Informasjon kan falle mellom flere aktører.
Derfor må et ansvarlig styre stille spørsmål:
- Er kontrollene gjennomført?
- Har vi mottatt dokumentasjon?
- Er avvik lukket?
- Er vedlikeholdsplanen oppdatert?
- Har vi oversikt over risikoene?
Styrets oppgave er ikke å gjøre alt selv.
Styrets oppgave er å sørge for at det blir gjort.
Gode styrer er aktive styrer
De beste styrene er ikke nødvendigvis de som bruker mest penger eller har størst budsjetter.
De beste styrene er ofte de som:
- Følger opp saker systematisk
- Dokumenterer beslutninger
- Gjennomfører jevnlige kontroller
- Ber om rapportering
- Stiller kritiske spørsmål
- Tar ansvar før problemer oppstår
De forstår at styrearbeid handler om mer enn administrasjon.
Det handler om ledelse, oppfølging og ansvar.
Når noe går galt
Ingen tenker særlig på styrets ansvar når alt fungerer.
Men når en alvorlig hendelse oppstår, blir ansvarsforholdene raskt aktuelle.
Da stilles spørsmål som:
- Hvem visste om problemet?
- Hvilke vurderinger ble gjort?
- Ble risikoen fulgt opp?
- Hvem hadde ansvaret?
- Hvor er dokumentasjonen?
I slike situasjoner hjelper det lite å vise til at oppgaven var satt bort til en ekstern aktør dersom styret ikke har fulgt opp sitt eget ansvar.
Ta vervet på alvor
Et styreverv er et viktig tillitsoppdrag.
Beboere, medlemmer, kunder og eiere forventer at de som er valgt inn i styret ivaretar fellesskapets interesser på en ansvarlig måte.
Derfor bør alle som påtar seg et styreverv stille seg selv et enkelt spørsmål:
Er jeg villig til å ta ansvaret som følger med vervet?
Hvis svaret er ja, må man også akseptere den viktigste regelen innen godt styrearbeid:
Du kan delegere oppgaver. Du kan kjøpe tjenester. Du kan hente inn eksperter. Men ansvaret kan du aldri delegere bort.
