Styret kan ikke delegere bort sitt ansvar

Mange styrer bruker betydelig tid på å diskutere saker i styremøtene. Det er naturlig. Styret skal vurdere økonomi, vedlikehold, kontrakter, reklamasjoner, forsikringssaker og andre forhold som kan få store konsekvenser for boligselskapet.

Likevel ser jeg ofte at styret bruker langt mindre tid på det som i ettertid kan vise seg å være det viktigste dokumentet av alle: styreprotokollen.

Det er en feilvurdering.

For når en beslutning senere blir stilt spørsmål ved, er det som regel ikke hukommelsen til styremedlemmene som avgjør saken. Det er dokumentasjonen.

Og den dokumentasjonen finnes først og fremst i styreprotokollen.

Styreprotokollen er ikke bare en formalitet

Mange oppfatter protokollen som et administrativt krav eller et kort referat som skal signeres før neste møte. Lovgivningen legger imidlertid langt større vekt på protokollen enn det mange er klar over.

Både i aksjeselskaper, borettslag, sameier, foreninger og andre organisasjoner er protokollen det formelle beviset på hvilke saker styret har behandlet, hvilke vurderinger som er gjort og hvilke beslutninger som er fattet.

Når en sak senere undersøkes av medlemmer, revisor, forsikringsselskap, advokater eller domstoler, er det normalt protokollen som blir lagt til grunn.

Hvis noe ikke er dokumentert, kan det bli vanskelig å bevise at vurderingen faktisk ble gjort.

Hvorfor er protokollen så viktig?

Styret har et selvstendig ansvar for å forvalte virksomheten på en forsvarlig måte. Dette innebærer blant annet å innhente tilstrekkelig informasjon før beslutninger tas, vurdere risiko og sikre at avgjørelser bygger på et forsvarlig grunnlag.

Dersom styret senere blir kritisert for en beslutning, vil et sentralt spørsmål ofte være:

Hvordan kom styret frem til beslutningen?

Det er nettopp dette styreprotokollen skal dokumentere.

En god styreprotokoll viser:

• Hvilken sak som ble behandlet.
• Hvilket beslutningsgrunnlag styret hadde tilgjengelig.
• Hvilke opplysninger som ble fremlagt.
• Hvilke vesentlige vurderinger som ble gjort.
• Eventuelle risikovurderinger eller usikkerhetsmomenter.
• Hvilken beslutning som ble fattet.
• Hvordan avstemningen utfalt dersom det var dissens.
• Eventuelle protokolltilførsler fra styremedlemmer.

Dette handler ikke om byråkrati.

Det handler om å dokumentere at styret faktisk har utført sitt styreansvar.

Protokollen skal dokumentere beslutningsprosessen

En vanlig misforståelse er at protokollen enten må være et detaljert ord-for-ord-referat eller et svært kort sammendrag.

Ingen av delene er nødvendigvis riktig.

Hensikten er ikke å gjengi alle kommentarer som falt rundt møtebordet. Protokollen skal derimot dokumentere de forholdene som hadde betydning for beslutningen som ble tatt.

Dersom styret behandler en reklamasjonssak mot en entreprenør, bør protokollen eksempelvis vise:

• Hvilken reklamasjon som foreligger.
• Hvilken dokumentasjon styret har mottatt.
• Hvilke faglige vurderinger som er innhentet.
• Hvilke alternativer som er vurdert.
• Hvilken risiko styret har identifisert.
• Hvilken beslutning som er truffet.

Dersom dette er godt dokumentert, vil styret senere kunne vise at saken ble behandlet på en forsvarlig måte selv om utfallet i ettertid ikke ble som ønsket.

Uenighet skal ikke skjules

Noen styrer har en kultur hvor protokollen nærmest brukes som et markedsføringsdokument. Alt skal fremstå harmonisk, og eventuell uenighet tones ned eller utelates.

Dette kan være en alvorlig feil.

Uenighet er ikke nødvendigvis et tegn på et dårlig fungerende styre. Tvert imot kan faglig begrunnet uenighet være et tegn på at styret foretar reelle vurderinger.

Når et styremedlem er uenig i en beslutning, eller mener det foreligger en risiko som bør dokumenteres, bør dette fremgå av protokollen.

En protokolltilførsel er ikke illojalitet.

Det er en legitim og viktig del av styrearbeidet.

Særlig viktig i tvistesaker

Gjennom arbeid med borettslag, sameier og organisasjoner ser vi ofte at protokollen får avgjørende betydning i saker som oppstår mange år etter at beslutningen ble fattet.

Dette gjelder blant annet:

• Reklamasjonssaker mot entreprenører.
• Forsikringssaker.
• HMS-relaterte hendelser.
• Tvister med leverandører.
• Konflikter mellom beboere.
• Personvern- og myndighetssaker.
• Tvister knyttet til vedlikehold og investeringer.

I slike saker vil spørsmålet ofte være hva styret visste på beslutningstidspunktet, og hvilke vurderinger som faktisk ble gjort.

Uten en god protokoll kan det være nærmest umulig å rekonstruere hendelsesforløpet flere år senere.

Styrets beste vern mot ansvarspåstander

Ingen protokoll kan garantere at et styre aldri gjør feil.

Men en grundig og korrekt styreprotokoll kan dokumentere at styret handlet aktsomt, innhentet relevant informasjon og foretok forsvarlige vurderinger før beslutningen ble tatt.

Derfor er protokollen langt mer enn et møtereferat.

Den er styrets viktigste dokumentasjon.

Den er boligselskapets historiebok.

Og i mange tilfeller er den styrets viktigste forsikring.

---

Ingress (maks 250 tegn)

Når en styrebeslutning senere blir utfordret, er det protokollen som forteller historien. En god styreprotokoll dokumenterer vurderinger, beslutningsgrunnlag og ansvar, og er ofte styrets viktigste vern.

#Styrearbeid #Styreansvar #Forretningsførsel #Eiendomsforvaltning #GodVirksomhetsstyring #Boligselskap

Drammen Bye AS
Hemvar AS

Gi tilbakemelding om BizChat.

You said:

Nok en artikkel som jeg ber deg utdype ytterligere for meg. Denne skal også inn på min hjemmeside: STYRET KAN IKKE DELEGERE BORT SITT ANSVAR ‼️

I mange boligselskaper oppstår den samme misforståelsen om at forretningsføreren tar seg av dette. Vaktmesteren tar seg av dette. Eller den snille og hjelpsomme naboen fikser dette.

✅ Styret kan delegere oppgaver.
✅ Styret kan kjøpe tjenester.
✅ Styret kan innhente ekspertise.
🚨 Det styret ikke kan delegere bort, er ansvaret ‼️

Selv om forretningsføreren administrerer økonomien, er det fortsatt styret som har ansvaret for at økonomien forvaltes forsvarlig.

Selv om en rådgiver håndterer et byggeprosjekt, er det fortsatt styret som må følge opp at prosjektet utvikler seg slik det skal.

Selv om en advokat fører en reklamasjonssak, er det fortsatt styret som representerer boligselskapets interesser.

Det betyr at styret må sikre seg tilstrekkelig innsikt til å kunne utøve forsvarlig styring.

Spørsmål et godt styre bør stille: Har vi mottatt nødvendig rapportering? Har vi forstått risikoen? Har vi dokumentert beslutningene? Har vi fulgt opp avvik?

Styrets oppgave er ikke å gjøre alt selv, men styrets oppgave er å sikre at det som gjøres, faktisk blir gjort riktig.

Kjenn ditt styreansvar

Styret kan ikke delegere bort sitt ansvar

En av de mest utbredte misforståelsene i norske borettslag, sameier og andre boligfellesskap er at styret kan overføre sitt ansvar til andre gjennom avtaler, innkjøpte tjenester eller eksterne rådgivere.

Slik er det ikke.

Styret kan delegere oppgaver. Styret kan kjøpe tjenester. Styret kan innhente bistand fra fagpersoner. Men styret kan aldri delegere bort sitt overordnede ansvar for forvaltningen av boligselskapet.

Dette er et grunnleggende prinsipp innen virksomhetsstyring, og et prinsipp som mange styremedlemmer først blir oppmerksomme på når utfordringene allerede har oppstått.

Oppgaver kan delegeres. Ansvar kan ikke.

I praksis er det både nødvendig og fornuftig at styret benytter seg av ekstern bistand.

De fleste boligselskaper har verken kompetanse eller kapasitet til å håndtere alle oppgaver internt. Derfor engasjeres forretningsførere, advokater, prosjektledere, byggetekniske rådgivere, regnskapsførere, vaktmestere og andre fagspesialister.

Men selv om oppgaven utføres av andre, er det fortsatt styret som må påse at arbeidet skjer på en forsvarlig måte.

Et styre kan eksempelvis ikke frita seg for ansvar ved å si:

• «Forretningsføreren skulle følge opp dette.»
• «Prosjektlederen hadde ansvaret for byggeprosjektet.»
• «Advokaten håndterte saken.»
• «Vaktmesteren skulle varsle om dette.»
• «Leverandøren sa at alt var i orden.»

Slike forklaringer fritar sjelden styret fra det ansvaret styret selv er valgt til å ivareta.

Forretningsføreren overtar ikke styrets rolle

Mange styrer legger stor tillit til forretningsføreren, og det er ofte både naturlig og riktig.

En profesjonell forretningsfører kan bistå med økonomistyring, regnskap, møteadministrasjon, rådgivning og en rekke administrative oppgaver. Likevel er forretningsføreren en oppdragstaker for styret, ikke en erstatning for styret.

Selv om forretningsføreren fører regnskapet, må styret:

• Gjennomgå økonomirapporter.
• Følge opp budsjettavvik.
• Kontrollere likviditeten.
• Vurdere risiko.
• Fatte nødvendige beslutninger.

Et styre som ikke leser økonomirapportene fordi «forretningsføreren har kontroll», oppfyller ikke sitt kontrollansvar.

Rådgivere reduserer ikke styreansvaret

Det samme gjelder ved større vedlikeholdsprosjekter og rehabiliteringer.

Mange styrer engasjerer prosjektledere, byggtekniske rådgivere og entrepriserådgivere. Det er ofte klokt, fordi prosjektets kompleksitet krever spesialkompetanse.

Likevel må styret fortsatt:

• Fastsette mål og rammer.
• Etterspørre statusrapporter.
• Følge opp fremdrift og økonomi.
• Vurdere avvik.
• Dokumentere beslutninger.

Hvis et prosjekt utvikler seg i feil retning, kan ikke styret uten videre vise til at rådgiveren hadde ansvaret. Styret må kunne dokumentere at de har ført nødvendig kontroll med oppdraget.

Advokaten overtar ikke ansvaret for tvisten

Det samme prinsippet gjelder ved reklamasjonssaker, nabokonflikter, entreprisetvister og forsikringssaker.

Selv om styret engasjerer en advokat, er det fortsatt styret som representerer boligselskapet og ivaretar fellesskapets interesser.

Styret må derfor forstå:

• Sakens faktiske forhold.
• De økonomiske konsekvensene.
• Risikoen ved ulike handlingsalternativer.
• Hvilke beslutninger som må treffes underveis.

Et styre kan ikke unnlate å sette seg inn i saken med henvisning til at «advokaten håndterer dette».

Kontrollansvaret er styrets viktigste oppgave

Et sentralt element i styreansvaret er kontrollplikten.

Kontrollansvaret innebærer ikke at styret skal utføre alt arbeid selv. Det innebærer at styret må kontrollere at nødvendige oppgaver faktisk blir utført, og at de utføres på en forsvarlig måte.

Styret må derfor stille spørsmål som:

• Har vi mottatt tilstrekkelig rapportering?
• Er informasjonen vi mottar korrekt og oppdatert?
• Har vi forstått risikoen i saken?
• Har vi dokumentert vurderingene våre?
• Har vi fulgt opp tidligere vedtak?
• Har vi reagert på avvik?
• Har vi et forsvarlig beslutningsgrunnlag?

Manglende oppfølging er ofte årsaken til at problemer utvikler seg over tid.

Det er ikke nok å stole på andre

Tillit er viktig i ethvert samarbeid. Men godt styrearbeid kan ikke baseres på tillit alene.

Styret må kombinere tillit med kontroll.

Et profesjonelt styre stiller spørsmål, etterspør dokumentasjon og sikrer at beslutninger bygger på et forsvarlig grunnlag. Ikke fordi man mangler tillit til rådgivere eller leverandører, men fordi dette er selve kjernen i styreoppdraget.

God virksomhetsstyring handler ikke om å gjøre alt selv.

Den handler om å sørge for at de riktige oppgavene blir utført av de riktige personene, samtidig som styret opprettholder nødvendig kontroll og tar ansvar for de beslutningene som fattes.

For i det øyeblikket noe går galt, vil spørsmålet sjelden være hvem som utførte oppgaven.

Spørsmålet vil ofte være:

Hvor var styret?

Og da er det styret som må kunne dokumentere at det utøvde forsvarlig styring, kontroll og oppfølging.

---

Drammen Bye AS
Profesjonell styreledelse, forretningsførsel og rådgivning for borettslag, sameier og organisasjoner.