Når bør styret stille kritiske spm til forretningsføreren?
Godt styrearbeid handler ikke om å stole blindt på forretningsføreren, men om å stille de riktige spørsmålene. Kritiske spørsmål avdekker risiko, gir bedre beslutningsgrunnlag og bidrar til å forebygge kostbare problemer før de oppstår.
Det handler om profesjonelt styrearbeid
Mange styrer er redde for å fremstå som krevende når de stiller kritiske spørsmål. I virkeligheten er det motsatt.
De mest profesjonelle styrene er ofte de som stiller flest spørsmål.
Et aktivt styre som etterspør forklaringer, risikovurderinger og anbefalinger bidrar til bedre beslutninger, bedre økonomistyring og redusert risiko.
Kritiske spørsmål er derfor ikke et uttrykk for mistillit til forretningsføreren.
Det er et uttrykk for at styret tar sitt ansvar på alvor.
Og det er nettopp slik godt styrearbeid skal være.
Tillit er viktig. Men kontroll er styrets ansvar.
Et godt samarbeid mellom styret og forretningsføreren er en av de viktigste forutsetningene for god drift av et sameie eller borettslag. Forretningsføreren sitter ofte med betydelig kompetanse innen økonomi, administrasjon, regelverk og praktisk forvaltning. Nettopp derfor bør styret aktivt bruke denne kompetansen.
Samtidig må styret huske én ting: Styreansvaret kan ikke delegeres bort.
Selv om forretningsføreren utfører mange oppgaver på vegne av boligselskapet, er det styret som til enhver tid har det overordnede ansvaret for forvaltningen av fellesskapets verdier. Det betyr at styret ikke bare skal motta informasjon. Styret skal forstå den, vurdere den og stille spørsmål når noe virker uklart.
Kritiske spørsmål handler derfor ikke om mistillit. Det handler om forsvarlig styring.
De fleste problemer oppstår gradvis
Når konflikter, økonomiske utfordringer eller vedlikeholdsetterslep blir synlige for alle, har problemene ofte eksistert lenge.
Mange av de mest alvorlige utfordringene i boligselskaper utvikler seg over tid:
- Vedlikehold blir utsatt år etter år.
- Kostnader øker uten at årsakene analyseres.
- Leverandøravtaler blir aldri gjennomgått.
- HMS-arbeidet dokumenteres ikke godt nok.
- Forsikringsdekning vurderes ikke jevnlig.
- Reklamasjonssaker følges ikke opp raskt nok.
Fellesnevneren er ofte at ingen stilte de nødvendige spørsmålene tidlig nok.
Et styre som kun mottar rapporter uten å utfordre innholdet, risikerer å overse varsellamper som kunne vært fanget opp på et langt tidligere tidspunkt.
Fem spørsmål alle styrer bør stille
1. Hvorfor har kostnadene økt?
Økte kostnader er ikke nødvendigvis et problem i seg selv. Men styret bør alltid forstå årsaken.
Er økningen et resultat av generell prisstigning, høyere energikostnader eller konkrete vedlikeholdsarbeider? Eller skyldes den forhold som burde vært håndtert annerledes?
Dersom ingen kan forklare utviklingen på en forståelig måte, bør styret grave dypere.
2. Hvilke risikoer ser dere?
En dyktig forretningsfører arbeider med mange boligselskaper og ser ofte utviklingstrekk før styret gjør det.
Styret bør derfor aktivt spørre:
- Hvilke risikoer ser dere i vårt boligselskap?
- Hvilke områder bør vi være mest oppmerksomme på?
- Er det forhold som kan gi økonomiske eller juridiske konsekvenser senere?
Disse spørsmålene kan avdekke utfordringer før de utvikler seg til kostbare problemer.
3. Hvilke vedlikeholdsbehov bør prioriteres?
Mangelfullt vedlikehold er blant de vanligste årsakene til store ekstrakostnader i boligselskaper.
Mange styrer opplever at de kontinuerlig håndterer akutte problemer. Ofte skyldes dette at planlagt vedlikehold ikke har blitt prioritert over tid.
En profesjonell forretningsfører bør kunne bidra med vurderinger av hvilke tiltak som bør gjennomføres først, hvilke som kan vente og hvilke konsekvenser utsettelse kan få.
4. Er det forhold styret burde vært mer oppmerksomme på?
Dette er kanskje det viktigste spørsmålet av dem alle.
Forretningsføreren sitter ofte med innsikt styret ikke har. De ser mønstre, risikoer og utfordringer som oppstår på tvers av mange boligselskaper.
Et enkelt spørsmål kan gi styret verdifull informasjon:
"Er det noe dere mener vi bør være mer oppmerksomme på?"
Ofte kommer de mest verdifulle rådene nettopp når spørsmålet stilles åpent.
5. Hvilke utfordringer ser dere i andre boligselskaper?
Erfaringsutveksling er en stor styrke.
Forretningsførere ser hvilke problemstillinger som går igjen i sameier og borettslag over hele landet.
Det kan være:
- Mangelfull økonomistyring
- Konflikter mellom beboere
- Manglende HMS-systemer
- Dårlig oppfølging av garantier og reklamasjoner
- Urealistiske vedlikeholdsbudsjetter
Ved å lære av andres feil kan styret redusere risikoen for å gjøre de samme feilene selv.
Når bør varsellampene begynne å blinke?
De fleste samarbeidsforhold mellom styret og forretningsføreren fungerer godt. Likevel finnes det enkelte signaler styret bør være oppmerksom på.
Eksempler kan være:
- Rapportering kommer sent eller uteblir.
- Spørsmål blir besvart uklart eller ufullstendig.
- Saker blir stadig utsatt uten forklaring.
- Kostnadsendringer dokumenteres ikke.
- Styret opplever at viktige beslutningsgrunnlag mangler.
Ingen av disse forholdene betyr nødvendigvis at noe er galt. Men de er forhold som bør undersøkes nærmere.
Et styre som reagerer tidlig, har langt bedre muligheter til å korrigere kursen enn et styre som oppdager problemene når konsekvensene allerede har blitt store.
