Hva betaler boligselskaper egentlig for forretningsføreren?

I mange borettslag og sameier er forretningsføreren styrets viktigste administrative og økonomiske støttefunksjon. Likevel er det overraskende mange styremedlemmer som ikke kjenner det konkrete innholdet i forretningsføreravtalen, eller hvilke oppgaver som faktisk ligger til styret selv.

Dette kan skape betydelige utfordringer.

Etter lovverket er det styret som har det overordnede ansvaret for forvaltningen av boligselskapet. Styret kan kjøpe tjenester fra en forretningsfører, men kan ikke delegere bort sitt lovpålagte ansvar. Forretningsføreren utfører oppgaver på oppdrag fra styret og innenfor rammene av den avtalen partene har inngått.

Likevel oppstår det ofte en misforståelse om at forretningsføreren automatisk har ansvar for å følge opp alle forhold i boligselskapet.

Det er sjelden tilfelle.

En forretningsfører vil normalt ha ansvar for avtalte administrative og økonomiske tjenester, som eksempelvis:

• Regnskapsføring og økonomirapportering
• Fakturabehandling og betalingsoppfølging
• Budsjettarbeid og årsregnskap
• Innkalling til generalforsamling eller årsmøte
• Eierregister og administrasjon
• Praktisk møteadministrasjon
• Generell rådgivning innenfor sitt fagområde

Hvor langt oppdraget strekker seg, avhenger imidlertid av den enkelte avtalen.

Spørsmål om vedlikehold, HMS-arbeid, reklamasjonsoppfølging, kontraktsforvaltning, anbudsprosesser, byggtekniske vurderinger eller oppfølging av entreprenører er ikke nødvendigvis en del av forretningsførerens oppdrag. I mange tilfeller er dette forhold som fortsatt må håndteres og besluttes av styret, eventuelt med bistand fra eksterne rådgivere.

Når ansvarsforholdene ikke er tilstrekkelig avklart, oppstår det ofte forventningsgap.

Styret forventer at forretningsføreren håndterer saken. Forretningsføreren viser til avtalen og påpeker at oppgaven ligger utenfor oppdraget. Resultatet kan bli forsinkelser, merarbeid, tilleggsfakturering eller i verste fall manglende oppfølging av viktige saker.

Derfor bør alle styrer med jevne mellomrom foreta en gjennomgang av forretningsføreravtalen og stille noen grunnleggende spørsmål:

• Hvilke tjenester er omfattet av fastavtalen?
• Hvilke tjenester faktureres særskilt?
• Hvilke oppgaver ligger uttrykkelig til styret?
• Hvilke fullmakter er delegert til forretningsføreren?
• Er avtalen fortsatt tilpasset boligselskapets behov?

Etter min erfaring er det mange styrer som blir overrasket når de går gjennom avtalen punkt for punkt. Det viser seg ofte at styret har et vesentlig større ansvar enn det enkelte styremedlemmer har vært klar over.

Et velfungerende samarbeid mellom styret og forretningsføreren forutsetter klare rolleavklaringer. Styret må forstå sitt eget ansvar, og forretningsføreren må levere de tjenestene som er avtalt. Når begge parter kjenner sine oppgaver og fullmakter, reduseres risikoen for misforståelser, konflikter og mangelfull oppfølging.

God virksomhetsstyring begynner med klare ansvarsforhold.

Og klare ansvarsforhold begynner med at styret faktisk kjenner innholdet i avtalen det har inngått.

Kjenn ditt styreansvar. Kjenn også innholdet i forretningsføreravtalen.

Drammen Bye AS