Hva betaler boligselskapene egentlig for?
Borettslag og sameier bruker hvert år betydelige summer på forretningsførsel. Likevel opplever mange styremedlemmer at de står alene når vanskelige spørsmål om styreansvar, reklamasjoner, kontrakter, entreprisetvister eller lovverk dukker opp.
Hva betaler boligselskapene egentlig for?
Forretningsførsel eller bare administrasjon?
I de fleste boligselskaper er forretningsføreren den viktigste eksterne samarbeidspartneren styret har.
Årsregnskap skal utarbeides. Felleskostnader skal kreves inn. Leverandørfakturaer skal betales. Generalforsamlinger eller årsmøter skal administreres. Dokumenter skal arkiveres.
Alt dette er viktige oppgaver.
Men spørsmålet mange styrer stiller seg er om tjenesten stopper der.
For når de virkelig krevende sakene oppstår, er det ofte ikke regnskapet som skaper utfordringene. Det er alle de andre spørsmålene styret må håndtere:
- Hvem har ansvaret ved byggeskader?
- Hvordan håndterer man en reklamasjon?
- Hva gjør man ved mangelfulle entreprenørarbeider?
- Hvordan tolkes vedtektene?
- Hvilke rettigheter har boligselskapet i en kontraktstvist?
- Hvordan skal styret håndtere konflikter mellom beboere?
- Hvilke HMS-krav gjelder?
- Hvilke juridiske plikter har styret?
Det er i slike situasjoner styret har størst behov for kompetanse og rådgivning.
Styrearbeid handler om langt mer enn økonomi
Mange boligselskaper bruker mesteparten av sine styremøter på økonomi.
Selvsagt er økonomien viktig.
Men et styre har ansvar for langt mer enn budsjett og regnskap.
Styret skal blant annet:
- Forvalte eiendommen
- Ivareta verdiene til fellesskapet
- Sikre forsvarlig drift
- Følge opp vedlikehold
- Håndtere kontrakter
- Ivareta HMS-arbeidet
- Behandle reklamasjoner
- Overholde lovverk og vedtekter
- Håndtere risiko
Dette krever bred kompetanse.
De færreste styremedlemmer er jurister, byggingeniører, økonomer, prosjektledere og konfliktmeglere samtidig.
Derfor er det rimelig at styrene forventer mer enn bare bokføring og møteadministrasjon fra sine samarbeidspartnere.
Hva er egentlig forskjellen på en forretningsfører og en regnskapsfører?
Spørsmålet kan virke provoserende, men det er viktig.
En regnskapsfører har som hovedoppgave å håndtere økonomisk rapportering, bokføring og regnskap.
En forretningsfører for boligselskaper bør derimot være noe langt mer.
En god forretningsfører skal ikke bare administrere boligselskapet. Vedkommende bør også bidra med kompetanse, veiledning og rådgivning som gjør styret bedre rustet til å ivareta sitt ansvar.
Forretningsføreren sitter ofte med erfaring fra hundrevis av boligselskaper og møter daglig problemstillinger som et enkelt styre kanskje bare opplever én gang i løpet av flere år.
Den erfaringen har stor verdi dersom den brukes aktivt.
Hvis tjenesten begrenser seg til fakturabetaling, budsjett og årsregnskap, er det naturlig at enkelte styremedlemmer spør seg hvor den egentlige merverdien ligger.
Når styret blir stående alene
Det er ofte først når problemene oppstår at svakhetene blir synlige.
Et boligprosjekt får mangler.
En entreprenør nekter ansvar.
Vannskader oppstår.
Vedtekter skaper konflikt.
En beboer utfordrer styrets beslutninger.
Et forsikringsoppgjør trekker ut i tid.
Da oppdager mange styrer at de mangler både erfaring og støtte.
Resultatet blir ofte at styremedlemmene bruker betydelige mengder fritid på å sette seg inn i kompliserte problemstillinger som de hadde forventet hjelp til.
I verste fall kan manglende rådgivning føre til forsinkede beslutninger, økte kostnader og svakere ivaretakelse av boligselskapets interesser.
Styret trenger mer enn administrasjon
Fremtidens boligselskaper står overfor stadig mer komplekse utfordringer.
Myndighetskrav øker.
Tekniske installasjoner blir mer avanserte.
Energikrav blir strengere.
Entreprisekontrakter blir mer omfattende.
HMS-kravene blir mer detaljerte.
Konsekvensen er at styrene trenger tilgang på kompetanse som går langt utover tradisjonell administrasjon.
De trenger rådgivere som kan:
- Identifisere risiko
- Gi praktiske råd
- Bistå i reklamasjonssaker
- Forstå kontrakter
- Veilede om styreansvar
- Bidra til bedre beslutninger
- Forebygge kostbare feil
Det er her den største verdien for mange boligselskaper ligger.
En investering eller en kostnad?
For mange boligselskaper er forretningsførsel en av de største administrative kostnadene i budsjettet.
Da bør styret med jevne mellomrom stille seg noen enkle spørsmål:
- Hvilke tjenester mottar vi faktisk?
- Hvilken kompetanse har vi tilgang til?
- Hvilken rådgivning får vi?
- Får vi hjelp når utfordringene oppstår?
- Bidrar tjenesten til bedre beslutninger?
Hvis svaret på disse spørsmålene er uklart, kan det være på tide å vurdere om dagens løsning dekker boligselskapets behov.
Boligselskaper fortjener mer enn bokføring
Et moderne styre står overfor langt flere utfordringer enn å godkjenne regnskap og betale regninger.
Derfor bør også forventningene til forretningsføreren være høyere.
God forretningsførsel handler ikke bare om administrasjon. Det handler om å være en aktiv støttespiller for styret, bidra med erfaring, redusere risiko og sørge for at fellesskapets verdier forvaltes på best mulig måte.
For når styret står midt i en komplisert reklamasjonssak, en krevende kontraktsforhandling eller et spørsmål om styreansvar, er det ikke bokføring de trenger mest.
Det de trenger, er kompetent rådgivning. Og det er nettopp da man virkelig ser verdien av en god forretningsfører.
