De fem største misforståelsene om styreansvar i boligselskap
De fleste som påtar seg et styreverv tror oppgaven handler om drift og vedlikehold. Sannheten er at styret har et betydelig juridisk og økonomisk ansvar. Her er de fem vanligste misforståelsene som kan skape store utfordringer for et boligselskap.
Mange som takker ja til et styreverv i et borettslag eller sameie gjør det med et oppriktig ønske om å bidra til fellesskapet. De fleste ser for seg at oppgaven handler om praktiske forhold som vedlikehold, økonomi og kommunikasjon med beboerne. Det er naturligvis en viktig del av styrets arbeid, men styreansvaret strekker seg langt utover den daglige driften.
Styret er boligselskapets øverste ledelse mellom årsmøtene. Dette innebærer et lovpålagt ansvar for forvaltning av verdier, etterlevelse av regelverk og ivaretakelse av fellesskapets interesser. Når konflikter oppstår, økonomien kommer under press eller større vedlikeholdsprosjekter skal gjennomføres, blir det ofte tydelig hvor omfattende styrets ansvar faktisk er.
Gjennom mange år i styrearbeid og eiendomsforvaltning har jeg registrert at de samme misforståelsene går igjen. Her er de fem vanligste.
1. «Forretningsføreren har ansvaret»
Dette er kanskje den mest utbredte misforståelsen.
Mange styremedlemmer oppfatter forretningsføreren som den ansvarlige parten fordi vedkommende håndterer regnskap, fakturering, administrasjon og mye av den løpende kontakten med styret. Det er imidlertid viktig å forstå at forretningsføreren er en rådgiver og tjenesteleverandør, ikke boligselskapets styrende organ.
Styret kan innhente råd, delegere oppgaver og benytte profesjonell bistand, men det juridiske ansvaret for beslutningene ligger fortsatt hos styret. Dersom det oppstår økonomiske tap, mangelfull oppfølging eller beslutninger som strider mot lov eller vedtekter, kan ikke styret frita seg for ansvar ved å vise til at forretningsføreren anbefalte en bestemt løsning.
Kompetente styremedlemmer stiller derfor spørsmål, etterspør dokumentasjon og sikrer at beslutninger er godt begrunnet før vedtak fattes.
2. «Styret må løse alle problemer»
Mange styremedlemmer opplever etter kort tid at forventningene fra beboerne kan bli omfattende.
Noen forventer at styret skal fungere som vaktmester, konfliktmegler, byggeleder, juridisk rådgiver og prosjektleder på samme tid. Resultatet blir ofte et styre som bruker store deler av sin kapasitet på enkeltsaker fremfor de oppgavene som faktisk er styrets kjerneansvar.
Styrets viktigste oppgave er ikke å løse alle problemer personlig. Oppgaven er å sørge for en forsvarlig forvaltning av boligselskapet.
Det betyr blant annet å:
- sikre god økonomistyring
- planlegge og prioritere vedlikehold
- følge opp leverandører
- fatte nødvendige beslutninger
- sikre at lovverk og vedtekter etterleves
- ivareta fellesskapets interesser
Et godt styre kjenner sine begrensninger og vet når det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse. Profesjonell bistand er ikke et tegn på svakhet, men et uttrykk for forsvarlig styrearbeid.
3. «Manglende kunnskap fritar for ansvar»
Et styreverv er i de fleste tilfeller frivillig, men ansvaret blir ikke mindre av den grunn.
Når man påtar seg et styreverv, forventes det at man setter seg inn i de grunnleggende reglene som gjelder for virksomheten man skal forvalte. Det omfatter blant annet relevant lovverk, vedtekter, husordensregler, budsjett, årsmøtevedtak og sentrale avtaler.
Det er ingen som forventer at alle styremedlemmer skal være jurister, økonomer eller byggeksperter. Det forventes derimot at man innhenter nødvendig kunnskap før viktige beslutninger tas.
Passivitet kan i enkelte tilfeller være like kritikkverdig som feilaktige handlinger. Dersom styret overser åpenbare risikoforhold, unnlater å følge opp økonomiske utfordringer eller lar alvorlige vedlikeholdsbehov utvikle seg over tid, kan dette få betydelige konsekvenser for boligselskapet.
Kunnskap er derfor ikke bare et verktøy for bedre beslutninger. Det er en del av styreansvaret.
4. «Flertallet kan alltid bestemme»
Demokratiske prosesser er en grunnleggende del av både borettslag og sameier. Likevel betyr ikke flertallsvedtak at styret eller årsmøtet står fritt til å beslutte hva som helst.
Lovverket setter klare grenser for hvilke beslutninger som kan treffes, og hvordan disse beslutningene må fattes. Enkelte saker krever kvalifisert flertall. Andre krever samtykke fra berørte eiere. Noen beslutninger kan ikke gjennomføres i det hele tatt dersom de strider mot lovens ufravikelige bestemmelser.
Et vedtak blir ikke lovlig bare fordi mange stemmer for det.
Jeg møter jevnlig styremedlemmer som blir overrasket når advokater, domstoler eller offentlige myndigheter påpeker at et vedtak er ugyldig til tross for bred oppslutning. Derfor er det avgjørende at styret vurderer både lovlighet og saksbehandling før beslutninger tas.
Godt styrearbeid handler ikke bare om hva flertallet ønsker, men om hva styret faktisk har myndighet til å beslutte.
5. «Styrearbeid blir viktig først når problemene oppstår»
De mest vellykkede boligselskapene er sjelden de som er best til å håndtere kriser. De er ofte de som har arbeidet systematisk for å unngå dem.
God økonomistyring, vedlikeholdsplaner, internkontroll, HMS-arbeid, dokumenterte rutiner og tydelige ansvarsforhold er sjelden spesielt synlige for beboerne i hverdagen. Likevel er det nettopp disse tiltakene som reduserer risikoen for konflikter, akutte kostnader og uforutsette hendelser.
Når et styre arbeider langsiktig og strukturert, oppdages problemene tidligere. Tiltakene blir billigere. Beslutningsgrunnlaget blir bedre. Samtidig øker forutsigbarheten for både beboere og eiere.
Det er langt enklere og billigere å forebygge enn å reparere.
Styrets viktigste oppgave er å redusere risiko
Mange oppfatter styrearbeid som en serie praktiske oppgaver som må håndteres fra uke til uke. I realiteten handler styrearbeid først og fremst om ledelse, styring og risikohåndtering.
Et kompetent styre kjennetegnes derfor ikke av hvor mange problemer det løser etter at de har oppstått.
Det kjennetegnes av hvor mange problemer det klarer å forhindre.
Gjennom kunnskap, gode rutiner, forsvarlige beslutningsprosesser og langsiktig planlegging kan styret ivareta både boligselskapets verdier og beboernes interesser på en måte som skaper trygghet for alle.
Når styrearbeidet fungerer slik det er ment, merkes det ofte minst. Og nettopp det er som regel det beste tegnet på at styret gjør en god jobb.
